Notice RGPD
Notice générale d’information concernant notre politique de protection des données
Table des matières
Données personnelles collectées directement par OLKYPAY
Données personnelles collectées indirectement par OLKYPAY
I. Responsable de traitement
Olky Payment Service Provider SA : Société Anonyme, au capital de 2 271 111,00 €, ayant son siège social au 7A rue de Turi, L-3378 Livange, inscrite au RCS de Luxembourg sous le numéro B 165 776 (ci-après « OLKYPAY »). OLKYPAY est un établissement de paiement disposant d’une autorisation d’établissement numérotée 47/13 et délivrée par le Ministère des Finances. OLKYPAY est agréé, soumis à la surveillance prudentielle de la Commission de Surveillance du Secteur Financier Luxembourgeois « C.S.S.F» et autorisé à exercer en France en libre établissement par l’Autorité de Contrôle et de Résolution Prudentielle « A.C.P.R » et en Belgique, Pays-Bas, Allemagne, Pologne, Roumanie, Italie, Irlande, Chypre, Malte, Espagne et Portugal au titre de la libre prestation de services. OLKYPAY est inscrit sur le registre de la CSSF sous le numéro Z00000006 à l’adresse url suivante : searchentities.apps.cssf.lu.
Dans le cadre de ses activités d’établissement de paiement, OLKYPAY traite des données à caractère personnel (ci-après « données personnelles ») et agit en tant que responsable de traitement, conformément aux réglementations nationales et européennes en vigueur, notamment au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
La présente notice générale d’information en matière de protection des données a pour objectif de vous informer quant aux traitements effectués sur vos données personnelles (finalités, bases légales, durées de conservation, destinataires, mesures de confidentialité et de sécurité prises par OLKYPAY) et aux droits dont vous disposez sur vos données en vertu du RGPD.
La présente notice s’applique aux utilisateurs de notre application iOS et Android. Ladite application n’est utilisable que par les personnes déjà titulaires d’un compte au sein de notre établissement. De sorte qu’aucune donnée autre que celles déjà collectées et traitées dans le cadre de notre relation ne sera collectée ou traitée via l’application.
Si vous êtes déjà titulaire d’un compte au sein de notre établissement (en tant que personne physique ou en tant que représentant légal/mandataire d’une personne morale), nous vous invitons à consulter nos Conditions Générales d’Utilisation des services de paiement du compte OLKY PRO qui vous informent quant aux modalités de traitement de vos données personnelles.
II. Personnes concernées par nos traitements de données personnelles
OLKYPAY est amené à collecter certaines de vos données directement auprès de vous ou bien indirectement. Dans les deux situations, nos garanties de confidentialité et de sécurité des données personnelles sont identiques.
Données personnelles collectées directement par OLKYPAY
OLKYPAY collecte certaines de vos données personnelles directement auprès de vous dans les cas suivants :
- Vous candidatez à un poste au sein de OLKYPAY via l’adresse mail dédiée jobs@olky.eu
- Vous entrez en contact avec OLKYPAY (notamment par le biais du centre Support Olky )
- Vous effectuez une demande d’entrée en relation
Auxquels cas, la présente politique de confidentialité vous informe quant aux traitements effectués sur vos données et sur vos droits.
Si vous nous communiquez les données personnelles de tierces personnes, vous agissez en tant que responsable de traitement et dès lors vous êtes tenu d’informer ces tiers du traitement de leurs données par OLKYPAY et de l’existence de cette présente notice d’information générale.
Données personnelles collectées indirectement par OLKYPAY
Dans le cadre de nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LBC-FT) et de notre activité de prestataire de services de paiement, nous traitons les données personnelles de personnes qui ne sont pas collectées directement auprès d’elles.
Ainsi, si vous êtes, à titre d’exemples, le dirigeant, bénéficiaire effectif ou client d’une société disposant d’un compte au sein de notre établissement, nous pouvons être amenés à traiter certaines de vos données personnelles.
Auquel cas, les personnes physiques et/ou sociétés titulaires d’un compte OLKYPAY, en transférant vos données vers notre établissement sont tenus de vous en informer en amont si cela est légalement requis.
Il en va de même pour les candidatures qui nous sont soumises par des cabinets de recrutement ou des agences d’aide à l’emploi. Dans ce cas, le candidat s’engage à prendre connaissance de cette notice.
III. Les catégories de données traitées
Nous ne traitons que les données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au principe de minimisation des données.
Il convient de rappeler ici que les données personnelles sont les informations permettant votre identification, directe ou indirecte.
Selon le type de finalité poursuivie, les catégories de données personnelles que nous pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :
- Données d'identification (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, …)
- Données de caractéristiques personnelles (date et lieu de naissance, nationalité…)
- Données d'identification et d’authentification électronique (adresse électronique, adresses IP, cookies, mot de passe, code PIN …)
- Données relatives à votre profession, emploi, parcours académique
- Enregistrement d’images et de sons, uniquement dans le cadre de vérifications KYC (dans le cadre de l’ouverture d’un compte)
IV. Licéité et finalités des traitements
Nous traitons vos données personnelles pour accomplir des finalités déterminées, explicites et légitimes
Chacun de nos traitements de données personnelles se basent sur au moins l’une des bases de licéité suivantes :
- Le respect de nos obligations légales et réglementaires, notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat, notamment dans le cadre de notre activité de prestataire de services de paiement
- Le traitement est basé sur notre intérêt légitime, notamment dans le cadre de la gestion de nos prospects.
Les finalités de nos traitements incluent :
- Réception, enregistrement et traitement des candidatures adressés par courriel et courrier postal
- Réception, enregistrement et traitement des candidatures adressés par courriel et courrier postal
- Prévention contre l’usurpation d’identité, la fraude fiscale, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
- Exécution de l’obligation légale de réponse aux réquisitions et droits de communication envoyés par des services de police et de gendarmerie, des administrations et des autorité publiques habilitées
- Prospection commerciale, promotion des nouveaux produits.
V. Destinataires des données et transfert à des tiers
Vos données sont traitées par nos collaborateurs en interne spécifiquement habilités à traiter ces dernières et soumis à de strictes obligations de confidentialité
OLKYPAY peut encore être amené à communiquer vos données à des autorités publiques (fiscales, judiciaires, policières, autorité de contrôle et régulateurs) et le cas échéant, à des avocats, notaires, liquidateurs ou autres personnes agréés et légalement autorisées à recevoir vos données
OLKYPAY n’a identifié aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne effectué dans le cadre de ses activités
VI. Durée de conservation des données
Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire à l’accomplissement par l’entreprise de ses obligations légales et réglementaires, et à l’exercice des prérogatives lui étant reconnues par la loi et la jurisprudence.
Si vous candidatez à un poste au sein d’OLKYPAY et que nous n’y avons pas donné suite dans les 2 mois suivants sa réception, veuillez considérer que celle-ci n’a pas été retenue et que les données transmises ont été supprimées. Si vous avez obtenu un entretien et que votre candidature n’a cependant pas été retenue, nous supprimons vos données 1 mois après notre dernier échange.
Les données obtenues dans le cadre d’une relation commerciale n’ayant pas abouti sont supprimées au bout de deux ans.
VII. Confidentialité et sécurité de vos données
OLKYPAY s’engage à porter une attention particulière à la sécurité de vos données personnelles.
OLKYPAY prend, pour ce faire, les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées, pour empêcher dans la mesure du possible toute altération ou perte des données ou tout accès non autorisé à celles-ci.
VIII. Cookies et traceurs
Nous vous invitons à consulter à notre politique des cookies disponible via ce lien : www.olky.eu/fr/universe/cookies qui vous informe sur l’utilisation de cookies sur notre site internet.
IX. Vos droits
En tant que personne concernée par un de nos traitements de données personnelles, et sous réserve des limitations prévues par le RGPD, vous disposez de certains droits et notamment :
- Un droit d'accès - vous avez le droit d'obtenir de la part d’OLKYPAY la confirmation que vos Données personnelles sont ou non traitées par OLKYPAY, ainsi que certaines autres informations sur la manière dont elles sont utilisées. Vous avez également le droit d'accéder à vos Données personnelles, en demandant une copie des Données personnelles vous concernant. OLKYPAY peut refuser de fournir des informations lorsque cela peut révéler des Données personnelles sur une autre personne ou affecter négativement les droits d'une autre personne.
- Un droit de rectification - vous pouvez demander à OLKYPAY de prendre des mesures pour corriger vos Données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes (par exemple, en cas de mauvais nom ou mauvaise adresse).
- Un droit à l'effacement - aussi connu sous le nom de « droit à l'oubli », ce droit vous permet, en termes simples de demander l'effacement ou la suppression de vos Données personnelles lorsqu’il n'y a aucune raison impérieuse pour OLKYPAY de continuer à les utiliser ou si leur utilisation est illégale. Il ne s'agit toutefois pas d'un droit général à l'effacement et il existe quelques exceptions, par exemple lorsque OLKYPAY doit conserver des informations pour défendre une action en justice ou pour être en mesure de respecter une obligation légale
- Un droit de limiter le traitement - vous avez le droit de « bloquer » ou d'empêcher l'utilisation ultérieure de vos Données personnelles lorsque OLKYPAY évalue une demande de rectification ou comme alternative à l'effacement. Lorsque le traitement est limité, OLKYPAY peut toujours conserver vos Données personnelles, mais ne peut pas les utiliser davantage.
- Un droit à la portabilité des données - lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur base de l’exécution d’un contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous pouvez demander à obtenir de notre part les Données personnelles vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, aux fins notamment de transmission à un tiers. Lorsque cela est techniquement possible, vous avez également le droit d’obtenir que les Données personnelles vous concernant soient transmises directement à ce tiers
- Un droit d'opposition - vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement, pour des raisons liées à votre situation particulière, à tout moment, dans la mesure où ce traitement a lieu aux fins d'intérêts légitimes poursuivis par OLKYPAY. OLKYPAY sera autorisé à continuer à traiter les Données personnelles si OLKYPAY peut démontrer que le traitement est justifié par des raisons impérieuses et légitimes qui l'emportent sur vos intérêts, vos droits et libertés ou si OLKYPAY en a besoin pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'actions en justice. Si vous vous opposez au traitement de vos Données personnelles à des fins de marketing direct, OLKYPAY ne traitera plus vos Données personnelles à de telles fins.
- Un droit de retirer votre consentement - lorsque OLKYPAY traite vos Données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, un tel retrait n'affecte pas la licéité du traitement qui a eu lieu avant ce retrait.
X. L’exercice de vos droits
Si vous souhaitez faire valoir un de vos droits, vous pouvez adresser une réclamation par le biais de notre Centre Support en choisissant la catégorie « protection des données personnelles » ou par courrier à l’adresse OLKY PAYMENT SERVICE PROVIDER SA, 7A rue de Turi, L-3378 Livange Luxembourg.
Nos services sont tenus de répondre à vos demandes dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande.
Toutefois, ce délai d’un mois peut être prolongé de deux mois supplémentaires en raison de la complexité et du nombre de demandes reçues par nos services. Dans ce cas, vous en serez informé dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande.
En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos données personnelles, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNPD - Commission Nationale pour la Protection des Données (plus d’informations sur www.cnpd.public.lu ).
Le refus de communiquer des données personnelles requises par nos services est un choix laissé à votre entière discrétion. Cependant, vous êtes informés par la présente qu’un tel refus peut notamment entraver la souscription à certains de nos services et la poursuite de notre relation.
XI. Mise à jour de la présente notice générale d’information
Nous actualisons la présente notice générale d’information en matière de protection des données régulièrement et au fur et à mesure de l’évolution réglementaire ou en fonction de l’enrichissement de la gamme de nos services.
Luxembourg, le 1 novembre 2022.
